Dalam pertanggung jawaban sebuah administrasi pengelolaan birokrasi di pemerintah, ketersediaan data dan berkas dokumentasi sangat penting dan fundamental. Untuk itu system manajemen penyimpanan arsip  pada setiap Satuan Organisasi Tata Kerja pemerintahan daerah sangat dibutuhkan.

Hal inilah yang dilakukan dan ditingkatkan Pemerintah Daerah Kabupaten Pelalawan. Sejak Kabupaten berjuluk  seiya sekata  ini berdiri  dan dimekarkan dari Kabupaten Kampar 1999 silam, semua data-data penting masih berserak di seluruh pelosok negeri, di kantor-kantor pemerintah, organisasi masyarakat, perusahaan-perusahaan maupun masyarakat secara pribadi.

 Selain masih sibuk membangun sistem pemerintahan dan menggalakkan pembangunan di segala bidang, alasan lain membuat pemerintah Pelalawan tidak bisa melakukan pengumpulan dokumen- dokumen penting tersebut karena adanya peraturan memperbolehkan pengumpulan data dan dokumen penting berumur 10 tahun atau lebih.

Kantor Arsip dan Perpustakaan  Kabupaten Pelalawan berdiri atas dasar Peraturan Daerah Nomor 09 tahun 2008 tentang susunan dan tata kerja satuan kerja perangkat daerah, merupakan instansi vertikal dari lembaga non Departemen yaitu Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Propinsi Riau yang dikenal dengan Perpustakaan Soeman HS serta Perpustakaan Nasional sebagai amanat UU Nomor 22 tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah.

Berdasarkan pertaruran tersebut, terhitung 12 Januari 2009 Kantor Arsip dan Perputakaan Kabupaten Pelalawan mulai beroperasi. Lahkah pertama dilakukan pengumpulan Satu persatu data data yang berhubungan dengan sejarah dan dokumen penting lainnya di Kabupaten Pelalawan.

Kemudian pada 10 Oktober 2009, atau sembilan bulan sejak berdiri kantor arsip dan perpustakaan itu, HT Ubaidillah di tunjuk Bupati Pelalawan yang saat itu dijabat  H Rustam Effendi untuk mengomandoi kantor yang baru dibentuk itu, menggantikan Ir H.T Mukhtarudin M.Si.

Dibawah Kepemimpinan H.T Ubaidillah, Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Pelalawan terus berbenah, untuk memberikan pemahaman tentang pentingnya pengetahuan kearsipan kepada pegawai SKPD dalam mendukung pengumpulan data-data, berkas dan dokumen penting yang tersimpan disetiap satuan SKPD.
 

Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Pelalawan Ubaidillah menunjukkan salah satu arsip terkait kenegerian Pelalawan

Dalam mendukung pengembangan arsip dan perpustakaan tersebut, secara bertahap dan berkelanjutan kantor Arsip Pelalawan melakukan Bimbingan Teknis yang di tujukan kepada pegawai di setiap SKPD, kantor camat dan seluruh UPTD di setiap kecamatan.

Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Pelalawan H.T Ubaidillah melalui Kepala Tata Usaha Suman mengatakan bahwa Pemerintah daerah melalui instansi yang di pimpinnya itu menyadari bahwa dokumen-dokumen penting yang tersebar di beberapa kantor dan perorangan menjadi bukti otentik dari sebuah pemerintahan daerah. Untuk itu upaya mengumpulan dokumen dalam satu tempat menjadi keharusan yang segera dilaksanakan.

Lakukan Bimbingan Terhadap SKPD

Agar pegawai di setiap SKPD, Kantor Camat maupun desa lebih memahami kearsipan, Kantor Arsip dan perpustakaan Pelalawan terus melakukan dan memberikan pemahaman sehingga berkas dan dokumen di setiap kantor dan SKPD dapat diarsipkan. Selain itu, pegawai kantor arsip dan perpustakaan juga ikut mendata dan menata arsip yang ada di SKPD, Kantor Camat, Desa sampai ke UPTD.

Kantor Arsip dan Perpustakaan Pelalawan kata Suman juga melakukan pelatihan kepada pegawai SKPD, Camat, Desa/Lurah dalam menginventarisir dokumen yang dinilai layak dan patut untuk di arsipkan sebagai dokumen resmi Pemerintah Daerah.

“Sampai saat ini sudah ada sekitar 216 pegawai yang telah mengikuti pelatihan dalam mengiventarisi dokumen dan kendala yang dihadapi selama ini, orang yang mengikuti bimtek bukanlah orang yang di tugaskan untuk mengarsipkan dokumen penting di salah satu kantor di lingkungan Pemkab Pelalawan,” Ujar Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Pelalawan melalui KTU Suman.

Mengenai dokumen sejarah lanjut Suman, Sejauh ini ada beberapa bukti sejarah dan dokumen penting yang telah di kumpulkan Bidang kearsipan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Pelalawan diantaranya Al Qur’an yang terbuat dari daun lontar yang sudah ratusan tahun, surat keterangan kelakuan baik yang dikeluarkan dimasa kerajaan Pelalawan, serta silsilah dan foto keluarga kerajaan.

Untuk rencana kedepan, Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Pelalawan sudah mengusulkan untuk pembangunan gedung baru yang refrensentatif. Tahun 2015 sudah masuk ke penyusunan rencana bangunan, dan tahun ini  Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah sudah dapat di bangun, tepatnya di jalan Lintas Timur yang pernah dijadikan Gerai Makan.

Jika sudah ada kantor yang refresentatif nantinya, Arsip dan Perpustakaan berada dalam satu gedung akan mempermudah masyarakat mengakses pelayanan kearsipan dan perpustakaan dalam waktu yang sama. Nantinya digedung tersebut akan ada ruang buku, ruang baca, ruang audio visual, depo arsip dan diarama.

Lakukan Berbagai Cara Tingkatkan Pengunjung

Dalam melakukan pelayanan dan pengembangan, Kantor Arsip dan Pustaka Daerah Pelalawan melakukan berbagai cara termasuk memberikan penghargaan Bupati Pelalawan bagi pengunjung perpustakaan terbaik. Penilaian dititik beratkan pada intensitas jumlah kunjungan pribadi atau instansi yang melakukan kunjungan ke perpustakaan.

Hal ini dilakukan agar tingkat pengunjung ke Kantor Arsip dan Pustaka Pelalawan terus bertambah. Penghargaan yang diberikan pun terdiri dari 7 kategori  yakni Kategori yang diberikan penghargaan yakni kategori PAUD/TK, SD/MI sederajat, SMP sederajat, SMA sederajat, kategori umum, kategori instansi atau lembaga dan kategori Istimewa.
 
Perpustakaan Keliling yang dilakukan ke Sekolah-Sekolah

Sejak pemberian penghargaan tersebut dilakukan yang dimulai sejak tahun 2010 silam, pengunjung perpustakaan terus meningkat.

"Ini bisa dilihat dari antusiasme para pelajar dan masyarakat umum yang berkunjung. Dan khusus bagi pemenang kita meminta membuat makalah tentang perpustakaan sebagai nilai tambah bagi mereka," kata Kepala Kantor Ubaidillah.

Diungkapkannya, meningkatkan antusiasme masyarakat dalam hal membaca dsebabkan banyaknya sumbangan serta partisipasi, baik dari organisasi atau lembaga.

"Seperti NLB Singapura, Tanoto Foundation, PT RAPP, PT Gramedia, Bappeda Pelalawan, LKAM Pelalawan, MKP Pelalawan, Bumi Siak Pusako dan Perpustakaan Nasional. Sedangkan dari Pribadi ada Bupati Pelalawan HM Harris, mantan Bupati Pelalawan Rustam Effendi, Tenas Effendi, Tengku Dahril, Tengku Kamaruddin, Moeslim Roesli dan masih banyak tokoh Pelalawan lainya," ungkapnya. (adv/humas)